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Alternative conforme au RGPD

L’alternative conforme au RGPD aux outils de réunion américains

Otter.ai, Fireflies et les outils similaires traitent le plus souvent l’audio des réunions aux États-Unis. Avec MeetingIQ, la transcription, les résumés et la détection des tâches restent à 100 % dans l’UE, avec un contrat de sous-traitance (DPA), un verrou de consentement et la suppression automatique de l’audio.

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Outil de réunion américain vs MeetingIQ

Le comparatif porte sur les différences structurelles en matière de protection des données, pas sur des fonctionnalités particulières.

CritèreOutil américain typiqueMeetingIQ
Localisation des serveurs / hébergementLe plus souvent aux États-UnisAllemagne et UE (Hetzner, Falkenstein)
Traitement de l’audioSouvent hors de l’UEExclusivement dans l’UE (Deepgram EU, Mistral FR)
Accès au titre du CLOUD Act américainPossibleNe s’applique pas (prestataire européen, données dans l’UE)
Contrat de sous-traitance (DPA)Souvent uniquement sur demande / EnterprisePrêt à signer dans votre compte
Consentement (§ 201 StGB, Code pénal allemand)Responsabilité de l’utilisateurVerrou de consentement technique avant l’import
Conservation de l’audioSouvent permanente24 heures par défaut, configurable par espace de travail
Liste des sous-traitants ultérieursPas toujours publiqueEntièrement publique
Facture avec TVA allemandePas toujoursOui, via un prestataire de paiement européen

Pourquoi la localisation des serveurs détermine la conformité au RGPD

Uniquement dans l’UE, aucun transfert vers un pays tiers

Si l’audio et les transcriptions restent dans l’UE, le lourd transfert vers un pays tiers au sens de Schrems II n’a pas lieu : ni clauses contractuelles types, ni analyse d’impact des transferts.

Pas de CLOUD Act américain

Les prestataires purement européens ne sont pas soumis au CLOUD Act américain. Les réunions confidentielles de conseils d’administration, de juristes ou du secteur de la santé sont donc protégées contre l’accès des autorités de pays tiers.

DPA et preuve du consentement intégrés

Le contrat de sous-traitance conforme à l’art. 28 du RGPD est prêt à être signé dans votre compte. Les consentements sont journalisés avec horodatage : vous disposez d’une preuve en cas de litige.

Minimisation des données par défaut

L’audio original est supprimé par défaut au bout de 24 heures (art. 5.1.c du RGPD). Vous fixez vous-même la durée de conservation pour chaque espace de travail.

Questions fréquentes

Peut-on utiliser des outils de réunion américains en conformité avec le RGPD ?+
En principe oui, mais cela exige un contrat de sous-traitance conforme à l’art. 28 du RGPD, des garanties appropriées pour le transfert vers un pays tiers (clauses contractuelles types, analyse d’impact des transferts) et le consentement documenté de toutes les personnes enregistrées. En pratique, l’effort est important, et le CLOUD Act américain reste un risque résiduel, car les prestataires américains peuvent être contraints de remettre des données.
Que signifie le CLOUD Act américain pour les enregistrements de réunions ?+
Le CLOUD Act oblige les entreprises américaines à remettre les données stockées sur injonction, même si ces données sont hébergées dans un centre de données situé dans l’UE. Pour les réunions confidentielles (conseil de surveillance, juridique, santé), c’est un risque à prendre au sérieux. Si un prestataire purement européen traite les données, le CLOUD Act ne s’applique pas.
Où MeetingIQ traite-t-il les données ?+
Exclusivement dans l’UE : hébergement sur Hetzner Cloud à Falkenstein (Allemagne), reconnaissance vocale via le point d’accès européen de Deepgram (Francfort), résumés IA via Mistral (Paris) et envoi des e-mails via Resend EU. Aucun transfert vers les États-Unis.
Dois-je informer les participants que j’enregistre ?+
Oui. Selon le § 201 StGB (Code pénal allemand), enregistrer en secret des paroles prononcées à titre privé constitue une infraction pénale. MeetingIQ bloque techniquement l’import tant que quelqu’un n’a pas confirmé activement que tous les participants ont donné leur consentement, et journalise cette confirmation à titre de preuve.

Des comptes rendus de réunion qui restent dans l’UE

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