MeetingIQ
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Alternativa conforme al GDPR

L'alternativa conforme al GDPR agli strumenti per riunioni statunitensi

Otter.ai, Fireflies e strumenti simili trattano l'audio delle riunioni per lo più negli USA. MeetingIQ mantiene trascrizione, riepiloghi e rilevamento delle attività al 100% nell'UE, con accordo sul trattamento dei dati (DPA), verifica del consenso ed eliminazione automatica dell'audio.

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Strumento USA vs. MeetingIQ

Il confronto riguarda differenze strutturali nella protezione dei dati, non singole funzionalità.

CriterioTipico strumento USAMeetingIQ
Posizione dei server / hostingPer lo più USAGermania e UE (Hetzner, Falkenstein)
Elaborazione dell'audioSpesso fuori dall'UEEsclusivamente nell'UE (Deepgram EU, Mistral FR)
Accesso tramite CLOUD Act statunitensePossibileNon si applica (fornitore UE, dati nell'UE)
Accordo sul trattamento dei dati (DPA)Spesso solo su richiesta / EnterprisePronto da firmare nel tuo account
Consenso (§ 201 StGB, codice penale tedesco)Responsabilità dell'utenteVerifica tecnica del consenso prima del caricamento
Conservazione dell'audioSpesso permanente24 ore per impostazione predefinita, configurabile per area di lavoro
Elenco dei sub-responsabiliNon sempre pubblicoCompletamente pubblico
Fattura con IVA tedescaNon sempreSì, tramite un fornitore di pagamento UE

Perché la posizione dei server determina la conformità al GDPR

Solo UE, nessun trasferimento verso paesi terzi

Se audio e trascrizioni restano nell'UE, non si pone l'onerosa questione del trasferimento verso paesi terzi alla luce di Schrems II: non servono clausole contrattuali standard né una valutazione d'impatto sul trasferimento.

Nessun CLOUD Act statunitense

I fornitori con sede esclusivamente nell'UE non sono soggetti al CLOUD Act statunitense. Le riunioni riservate degli organi societari, quelle legali e quelle sanitarie sono quindi protette dall'accesso delle autorità di paesi terzi.

DPA e prova del consenso integrati

L'accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR è pronto da firmare nel tuo account. I consensi vengono registrati con marca temporale, così hai una prova in caso di contestazione.

Minimizzazione dei dati per impostazione predefinita

L'audio originale viene eliminato dopo 24 ore per impostazione predefinita (art. 5, par. 1, lett. c) GDPR). Il periodo di conservazione di ogni area di lavoro lo stabilisci tu.

Domande frequenti

Gli strumenti per riunioni statunitensi si possono usare in conformità al GDPR?+
In linea di principio sì, ma servono un DPA ai sensi dell'art. 28 GDPR, garanzie adeguate per il trasferimento verso paesi terzi (clausole contrattuali standard, valutazione d'impatto sul trasferimento) e il consenso documentato di tutte le persone registrate. In pratica l'onere è elevato, e il CLOUD Act statunitense resta un rischio residuo, perché i fornitori statunitensi possono essere obbligati a consegnare i dati.
Cosa significa il CLOUD Act statunitense per le registrazioni delle riunioni?+
Il CLOUD Act obbliga le aziende statunitensi a consegnare i dati archiviati quando ricevono un ordine in tal senso, anche se i dati si trovano in un data center nell'UE. Per le riunioni riservate (consiglio di sorveglianza, legale, sanità) è un rischio da prendere sul serio. Se i dati vengono trattati da un fornitore con sede esclusivamente nell'UE, il CLOUD Act non si applica.
Dove tratta i dati MeetingIQ?+
Esclusivamente nell'UE: hosting su Hetzner Cloud a Falkenstein (Germania), trascrizione vocale tramite l'endpoint UE di Deepgram (Francoforte), riepiloghi AI tramite Mistral (Parigi) e invio delle e-mail tramite Resend EU. Nessun trasferimento verso gli USA.
Devo informare i partecipanti che sto registrando?+
Sì. Ai sensi del § 201 StGB (codice penale tedesco), registrare di nascosto parole pronunciate in forma non pubblica è un reato. MeetingIQ blocca tecnicamente il caricamento finché qualcuno non conferma attivamente che tutti i partecipanti hanno dato il consenso, e registra tale conferma come prova.

Note delle riunioni che restano nell'UE

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